Oricât ar fi de bine puse la punct detaliile discutate de către wedding planner și miri, în ziua evenimentului vor fi mereu prezente întâmplări neprevăzute care nu pot fi anticipate dar au nevoie de o rezolvare rapidă. Unele subiecte nu sunt discutate cu mirii pe parcursul pregătirilor, fiind considerate lucruri mărunte care nu necesită o atenție prea mare. Ca să anticipăm aceste momente, este indicat să începem pregătirile cât mai din timp și comunicarea dintre miri si wedding planneri sa fie constantă. Wedding planner-ul poate ajunge să se abată de la sarcinile promise clienților pentru a rezolva aceste momente neprevăzute.
Unul dintre principalele motive pentru care mirii aleg un wedding planner este eliberarea de stres, tocmai de aceea acesta va colabora doar cu cei mai buni furnizori din domeniu care vor aduce un mare plus evenimentului.
Chiar dacă unele din cele enumerate mai jos nu fac parte în mod normal din lista responsabilităților unui wedding planner și nici a echipei sale, acesta va face tot posibilul să găsească soluții, în limita timpului disponibil:
1.Gestionează și rezolvă situația atunci când un furnizor întârzie sau ajunge cu foarte puțin timp înainte de eveniment
2.Confruntă orice furnizor care nu prestează serviciile agreate prin contract și face tot posibilul ca mirii să nu fie în dezavantaj
Solicită schimbarea fețelor de masă când acestea sunt pătate sau le schimbă personal dacă persoana responsabilă nu o face
3.În ziua nunții aranjează diverse elemente în camerele de pregătire a miresei: oglinda în cazul în care nu există, flori, baloane, pahare și șampanie, rochia de mireasă, rochiile domnișoarelor de onoare etc.
4.Ajută la mutarea logisticii în cazul în care începe ploaia și evenimentul a fost plănuit în aer liber
5.Se asigură că numărul de scaune este cel precizat la fiecare masă
6.Se asigură că bebelușii au scaun special în cazul în care locația dispune de astfel de logistică
7.Se asigură că nimeni nu calcă sau murdărește covorul roșu/alb destinat primirii mirilor și a invitaților în locație sau pentru ceremonia religioasă
8.Anunță subtil părinții și nașii că urmează dansul mirilor sau momentul tortului astfel încât aceștia să nu rateze momentele
9.Pentru a evita anumite subiecte tensionate între miri și membrii familiei, wedding plannerii își pot asuma în fața acestora diverse decizii ale mirilor
10.Se asigură că și copiii pentru care părinții nu au cerut meniu au loc prevăzut pe schița meselor
11.Se asigură că momentele importante nu sunt întrerupte de copiii prezenți la eveniment
12.Se asigură că invitații cu nevoi speciale care vin în scaun cu rotile au suficient loc la masă și suficient loc să se deplaseze cu usurință
13.Poftește invitații aflați pe terasă în sală în cazul în care are loc un moment important
14.Se asigură că sunt scrumiere pe mese în zona destinată fumătorilor
15.Se asigură că fotografii și videografii să aibă detaliile corecte referitoare la adresele locațiilor dar și la timingul stabilit: locul de pregătire al mirilor, biserică/ceremonie; se sfătuiește cu aceștia în legătură cu lumina potrivită care ar trebui să fie în locație astfel încât să iasă și pozele bine dar să fie și atmosfera potrivită în sală (să nu fie nici prea lumină când dansează invitații, la momentul dansului, la momentul tortului)
16.Anunță șeful de sală când urmează momentul tortului ca atunci când are loc anunțul oficial, toată lumea să știe ce are de făcut (invitații să aprindă artificiile pentru tort, fotografii si videografii să surprindă momentul etc)
17.Are întotdeaua un prelungitor de rezervă în cazul în care vreunul dintre furnizori are nevoie si locația nu dispune de acesta
18.Găsește soluții atunci când apar persoane la eveniment care nu au confirmat și nu au un loc alocat la mese
19.Le oferă mărturiile invitaților în cazul în care un ospătar nu este desemnat să facă acest lucru 20.Se va asigura dacă sunt necesare schimbări de ultim moment discutate cu mirii, cum ar fi planul sălii de evenimente, set-up-ul, verificarea candy-barului, decorul prevăzut pentru eveniment.
Text: Octavia Dobrișan
